Памятка для секретарей координационных и совещательных органов созданных при Администрации города Каменск-Шахтинский

Общие положения:

1. Знать и практически применять требования постановлений Администрации города  от 25.07.2017 № 672«Об утверждении Положения о координационных и совещательных органах при Администрации города Каменск-Шахтинский» и от 31.07.2017 № 690 «О Реестре координационных и совещательных органов при Администрации города Каменск-Шахтинский».

2. Не реже 1 раза в квартал отслеживать изменения действующего федерального и регионального законодательства, касающегося направления работы коллегиального органа. Своевременно вносить соответствующие изменения в правовой акт, регламентирующий деятельность коллегиального органа.

3. Представлять информацию для размещения на официальном сайте Администрации города в разделе «Комиссии и Советы» правовой акт, регламентирующий деятельность коллегиального органа в актуальной редакции.

4. В случае изменение кадрового состава коллегиального органа своевременно вносить изменения в соответствующий правовой акт, регламентирующий деятельность коллегиального органа.

Представлять:

• информацию в соответствии с разделом 4 Положения о порядке формирования и ведения Реестра координационных и совещательных органов при Администрации города Каменск-Шахтинский;
• для размещения на официальном сайте Администрации города актуальную информацию о коллегиального органа.

5. Правильно указывать наименование коллегиального органа при формировании недельного плана мероприятий и плана мероприятий на месяц.

6. Своевременно сообщать членам коллегиального органа и должностным лицам, приглашаемым на заседание об отмене, переносе, изменении времени и места заседания коллегиального органа.

7. Отслеживать исполнение решений коллегиального органа. Формировать дела с приложением информации ответственных исполнителей по исполнению решений.

8. Использовать практику периодического рассмотрения на заседаниях коллегиального органа информации об исполнении принятых на заседаниях решениях, в том числе, если срок контроля решения указывался «постоянно».

9. Анализировать деятельность коллегиального органа и выносить для рассмотрения председателя предложения по повышению эффективности его деятельности.

Подготовка и проведение заседания:

1. Соблюдать Регламент Администрации города и Инструкцию по делопроизводству, в части подготовки и оформления повестки дня и протоколов заседаний коллегиальных органов.

2. Оформлять повестку дня заседания за подписью секретаря и утверждать ее председателем коллегиального органа, после утверждения, копия повестки дня направляется всем членам коллегиального органа и должностным лицам, приглашаемым на заседание.

3. В сопроводительных письмах к повестке дня, направляемых руководителям-докладчикам, рекомендуется предложить представить к устанавливаемому сроку секретарю коллегиального органа по вопросам, вынесенным на рассмотрение:

• аналитические материалы, с учетом компетенции;
• тезисы докладов, содокладов, выступлений;
• предложения в проект решения заседания коллегиального органа.

4. На основании предложений, поступивших от руководителей-докладчиков, рекомендаций председателя коллегиального органа и из анализа изучения вопросов секретарем коллегиального органа осуществляется формирование проекта решения (протокола) заседания коллегиального органа (далее - проект решения).

5. Мероприятия и поручения, включаемые в проект решения, должны быть адресованы конкретным исполнителям и содержать конкретные и реальные сроки исполнения.

6. Копии окончательно сформированного проекта решения, не позднее чем за 5 рабочих дней до запланированной даты проведения заседания, направляются сопроводительными письмами, подписанными председателем, на согласование членам коллегиального органа и исполнителям, которым по тексту решения даются поручения либо рекомендации (если иное не предусмотрено положением о коллегиальном органе).

Сопроводительные письма по содержанию должны предусматривать получение к дате, обозначенной в письме, письменного ответа о согласовании проекта решения либо дополнительных предложений по его изменению. В случае получения дополнительных предложений повторное общее согласование проекта решения не проводится.

7. Список участников заседания подготавливается заблаговременно секретарем коллегиального органа и должен включать в себя полные наименования фамилий, имен, отчеств и должностей всех членов коллегиального органа утвержденного состава и должностных лиц, приглашенных на заседание.

На стадии регистрации участников в день проведения заседания в список авторучкой вносятся соответствующие изменения о фактически прибывших должностных лицах.

8. На заседании коллегиального органа должна озвучиваться только согласованная и проверенная информация. Время озвучивания текста доклада не должно превышать время, отведенное регламентом (как правило, не более 10 минут).

В этих целях рекомендуется при наличии технической возможности как можно больше информации выносить на слайды, при этом не следует по тексту доклада еще раз ее дублировать. Допускаются лишь краткие ссылки на слайды, озвучивание основных общих цифр или отдельных событий, отображенных на слайде.

9. В течение 2-х рабочих дней с момента завершения заседания коллегиального органа протокол должен быть окончательно оформлен с учетом предложенных в него дополнений и изменений, подписан секретарем и представлен на подпись председателю коллегиального органа (если иное не предусмотрено положением о коллегиальном органе). Подпись секретаря располагается под подписью председателя.

В принятом протоколе четко прописываются сроки и ответственные за исполнение решений. В случае, если срок контроля решения указывается «постоянно», исполнители заслушиваются периодически об исполнении такого решения на заседаниях коллегиального органа.

10. Секретарем коллегиального органа протоколу присваивается порядковый номер в последовательности нумерации, которая ведется с начала и до окончания календарного года. Датой протокола является дата проведения заседания.

К протоколу могут быть приобщены тексты докладов, содокладов, выступлений и иные документы, относящиеся к проведенному заседанию.

11. Не позднее 5-ти рабочих дней, после подписания протокола заседания председателем коллегиального органа:

• размещать на официальном сайте Администрации города информацию по проведенному заседанию (протокол, выписку из протокола);
• направлять копии подписанного протокола (необходимые выписки из него с поручениями) всем членам коллегиального органа и исполнителям, включенным в протокол, с сопроводительными письмами, подписанными председателем либо секретарем.

12. Повестка дня, проект решения (проект протокола заседания) и список участников заседания являются обязательными документами по каждому заседанию коллегиального органа.