ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе организационной и кадровой работы

(далее – Положение)

 

1. Общие положения 

1.1. Отдел организационной и кадровой работы Администрации города (далее  – отдел) является структурным подразделением Администрации города без прав юридического лица.

1.2. Штатная численность отдела и Положение о нем утверждаются главой Администрации города.

1.3. Работу отдела курирует управляющий делами Администрации города.

1.4. Сотрудники отдела назначаются и освобождаются от должности главой Администрации города по согласованию с управляющим делами Администрации города.

1.5. Отдел имеет круглую печать «Для документов», а также использует в своей деятельности штампы, предназначенные для организации делопроизводства, учета, контроля, отчетности и служебной переписки.

1.6. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями и отраслевыми (функциональными) органами Администрации города, предприятиями и организациями города.

1.7. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными и областными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом Ростовской области, законами и постановлениями Законодательного Собрания Ростовской области, указами и распоряжениями Губернатора Ростовской области, постановлениями и распоряжениями Правительства Ростовской области, Уставом муниципального образования «Город Каменск-Шахтинский», решениями Каменск-Шахтинской  городской Думы, постановлениями и распоряжениями Администрации города, настоящим Положением.

 

2. Основные задачи отдела 

2. Основными задачами отдела являются:

2.1. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения деятельности Администрации города на основе применения современных технических средств в работе с документами.

2.2. Обеспечение функционирования единой системы делопроизводства Администрации города.

2.3. Подготовка документов, образующихся в деятельности Администрации города, к передаче на постоянное хранение.

2.4. Совершенствование форм и методов работы с документами и кадрами.

2.5. Формирование кадрового резерва для замещения должностей муниципальной службы, обеспечение своевременного учета движения кадрового состава, ведения правильного и единого кадрового делопроизводства.

2.6. Внедрение новых информационных технологий в систему делопроизводства Администрации города.

2.7. Организация работы по материально-техническому обеспечению деятельности  работников Администрации города и хозяйственному обслуживанию зданий и помещений Администрации города.

 

3. Функции отдела 

Отдел осуществляет следующие основные функции:

3.1. Обеспечивает единый порядок учета, регистрации, изготовления, прохождения и хранения документов с использованием системы электронного документооборота «Дело» (далее – система «Дело»), а также выдачу справочной информации о прохождении корреспонденции, поступившей в Администрацию города.

3.2. Организует разработку документации по вопросам делопроизводства, разработку бланков документов; обеспечивает контроль за соблюдением Регламента Администрации города, других правовых актов, регламентирующих подготовку и прохождение документов.

3.3. Осуществляет методическую работу по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, совершенствованию форм и методов документирования деятельности администрации города, а также оказывает методическую помощь отраслевым (функциональным) органам Администрации города в области делопроизводства.

3.4. Организует работу по подготовке, регистрации, учету, хранению, тиражированию, рассылки правовых актов Администрации города.

3.5. Осуществляет выдачу заверенных копий и выписок из правовых актов Администрации города.

3.6. Осуществляет подготовку перечня и информации об опубликовании муниципальных нормативных правовых актов Администрации города, подлежащих включению в регистр муниципальных нормативных правовых актов Ростовской области их ежемесячное представление в Правительство Ростовской области.

3.7. Осуществляет подготовку и предоставление правовых актов Администрации города и информацию об опубликовании нормативно – правовых актов в прокуратуру города 2 раза в месяц.

3.8. Направляет муниципальные правовые акты в редакцию газеты для опубликования в каменской городской общественно-политической газете «Труд», а также в специальном выпуске «Вести власти».

3.9. Формирует в системе «Дело» электронную базу постановлений и распоряжений Администрации города.

3.10. Осуществляет хранение гербовой печати Администрации города, печати для документов и специальных штампов и обеспечивает правомерность их применения.

3.11. Обеспечивает изготовление и печатание текстов Почетных грамот Администрации города, Благодарностей Администрации города, Благодарственных писем Администрации города.

3.12. Осуществляет подготовку и оформление договоров на приобретение поздравительных и пригласительных открыток, Приветственных адресов и иной подарочно-сувенирной продукции.

3.13. Осуществляет изготовление, учет и выдачу служебных удостоверений муниципальным служащим и иным работникам Администрации города.

3.14. Осуществляет подготовку:

- деловых писем, отчетов по специальным формам с помощью программных средств, в том числе ежеквартальных и годовых отчетов по вопросам, входящим в компетенцию;

- проектов решений Каменск-Шахтинской городской Думы, постановлений и распоряжений Администрации города по вопросам, относящимся к компетенции отдела, и принимает меры к их исполнению.

3.15. Осуществляет работу по кадровому делопроизводству:

- организует ведение реестра муниципальных служащих муниципального образования «Город Каменск – Шахтинский»;

- организует проведение конкурсов на замещение вакантных должностей муниципальной службы и включение в кадровый резерв муниципальных служащих Администрации города;

- организует работу с резервом управленческих кадров;

- осуществляет проверку достоверности представляемых  гражданином сведений при поступлении на муниципальную службу;

- организует и обеспечивает проведение аттестации муниципальных служащих;

- осуществляет проверку правильности заполнения сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного  характера муниципальных служащих, а также соблюдения связанных с муниципальной службой ограничений;

- организует ведение личных дел и трудовых книжек сотрудников Администрации города, руководителей отраслевых (функциональных) органов, муниципальных предприятий и подведомственных учреждений;

- готовит проекты правовых актов Администрации города, связанных в том числе с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением, заключением трудового договора (контракта), освобождением, увольнением и выходом на пенсию, и оформлением соответствующих документов;

- ведет табель учета рабочего времени и дней отдыха сотрудников Администрации города, готовит график отпусков сотрудников Администрации города;   

- осуществляет оформление больничных листов и актов о несчастных случаях на сотрудников Администрации города.   

3.15. Оказывает муниципальным служащим консультативную помощь по вопросам, связанным с применением на практике требований к служебному поведению, а также с уведомлением представителя нанимателя (работодателя), органов прокуратуры Российской Федерации, иных федеральных государственных органов о фактах совершения муниципальными служащими коррупционных правонарушений, непредоставления ими сведений, либо предоставления недостоверных или неполных сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.

3.16. Обеспечивает деятельность комиссий:

- по определению стажа работникам Администрации города;

- по соблюдению требований к служебному поведению муниципальных служащих и  урегулированию конфликта интересов;

- межведомственной комиссии по противодействию коррупции в городе Каменск-Шахтинский.

3.17. Организует работу по материально-техническому обеспечению и хозяйственному обслуживанию зданий администрации города, обеспечению надлежащего состояния в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений Администрации города, контролю за исправностью оборудования (освещение, системы отопления, вентиляции и др.).

 

4. Права отдела и обеспечение его деятельности 

4. В соответствии с возложенными функциями отдел имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений и отраслевых (функциональных) органов Администрации города,  учреждений и организаций информацию, необходимую для решения задач отдела.

4.2. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся состояния работы с документами, совершенствования форм и методов работы с документами, а также совершенствования организационной работы.

4.3. Пользоваться в установленном порядке информационными базами данных Администрации города.

4.4. Вносить на рассмотрение и утверждение главе Администрации города проекты правовых актов по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

4.5. Разрабатывать нормативные правовые акты, методические документы, рекомендации и иные правовые акты по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

4.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

4.7. Использовать для работы технические средства (телефон, компьютеры, ксероксы и т.д.).

4.7. Участвовать в работе коллегиальных и совещательных органов, действующих при Администрации города  и ее отраслевых (функциональных) органах.

4.8. Осуществлять иные полномочия, определенные законодательством Российской Федерации, Ростовской области, муниципальными правовыми актами.

 

5. Руководство отделом

5.1. Руководство отделом осуществляет начальник отдела организационной и кадровой работы Администрации города (далее – начальник отдела).

5.2. Начальник отдела назначается на должность и освобождается от должности главой Администрации города по представлению управляющего делами Администрации города.

5.3. Начальник отдела:

- представляет главе Администрации города на утверждение Положение об отделе, его структуру и штатную численность;

- в рамках своей компетенции представляет отдел во взаимоотношениях с государственными органами, органами местного самоуправления, другими организациями;

- руководит деятельностью отдела, обеспечивает решение возложенных на него задач;

- координирует вопросы взаимодействия сотрудников отдела с  отраслевыми (функциональными) органами и структурными подразделениями Администрации города, министерствами и ведомствами Ростовской области, предприятиями и организациями  города;

- дает разъяснения по вопросам функциональной деятельности, входящим в его компетенцию;

- осуществляет контроль за соблюдением трудовой дисциплины сотрудниками отдела;

- вносит предложения о назначении и освобождении работников отдела, поощрении работников и применении к ним дисциплинарных взысканий по результатам их работы;

- самостоятельно решает текущие задачи, подписывает служебную документацию в пределах компетенции отдела;

- вносит предложения о направлении работников отдела в служебные командировки;

- в соответствии со своей компетенцией выполняет другие функции, а также поручения главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города.

5.4.  В случае отсутствия начальника отдела руководство отделом осуществляет специалист отдела по согласованию с управляющим Администрации города.


6. Ответственность специалистов отдела 

6.1.  Начальник отдела несет ответственность за:

- неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан;

- правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

- предоставление недостоверной информации о состоянии выполнения полученных заданий и поручений главы Администрации города, нарушение сроков их исполнения;

- причинение материального ущерба Администрации города - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

- несоблюдение Регламента Администрации города, правил противопожарной безопасности;

- сохранность вверенной ему документации;

- разглашение сведений, содержащихся в служебной документации.

6.2. Иные специалисты отдела несут персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение должностных обязанностей, установленных должностными инструкциями, неразглашение сведений, содержащихся в служебной документации.

 

7. Заключительные положения

7.1. Внесение изменений и дополнений в настоящее Положение, принятие его в новой редакции осуществляется постановлением Администрации города в соответствии с действующим законодательством.

7.2. Все вопросы, не урегулированные настоящим Положением, регулируются действующим законодательством Российской Федерации, Ростовской области и муниципальными правовыми актами.

Статистика от SoftDeCo

Яндекс.Метрика