ПОЛОЖЕНИЕ

об архивном отделе Администрации города

(далее – Положение) 

 

1. Общее положение

 

1.1. Архивный отдел Администрации города (далее - отдел) является структурным подразделением Администрации города Каменск-Шахтинский без права юридического лица, осуществляет отдельные государственные полномочия в области архивного дела.  

1.2. Штатная численность отдела и Положение о нем утверждаются главой Администрации города.

1.3. Отдел в своей деятельности подчиняется управляющему делами Администрации города Каменск-Шахтинский и отчитывается перед ним о своей работе.

1.4. Отдел в своей работе руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами Российской Федерации; Федеральными законами Российской Федерации; Нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации; Нормативными правовыми актами Федерального архивного агентства Российской Федерации; Уставом Ростовской области; Областными законами Ростовской области и постановлениями Законодательного Собрания Ростовской области; Нормативными правовыми актами Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области; Приказами и инструкциями комитета по управлению архивным делом Ростовской области (далее – комитет); Уставом муниципального образования «Город Каменск-Шахтинский»; Решениями Каменск-Шахтинской  городской Думы; Постановлениями и распоряжениями Администрации города Каменск-Шахтинский; Настоящим Положением.

1.5. Отдел имеет бланки, штампы и круглую печать «Архивный отдел» с изображением герба города Каменск-Шахтинский.

1.6. Деятельность отдела организуется в соответствии с системой планово-отчетной документации на основе годового плана, согласованного с комитетом и утвержденного управляющим делами Администрацией города.

1.7. Решение вопросов хранения, комплектования, учета и использования архивных фондов, находящихся на территории области и являющихся федеральной, государственной собственностью субъектов Российской Федерации, а также передача права собственности на эти фонды определяются правовыми актами Федерального архивного агентства Российской Федерации.

1.8. Финансирование и материальное обеспечение отдела осуществляется за счет средств бюджета города и субвенций, предоставляемых из областного бюджета.

1.9. В состав отдела входят архивохранилища документов по личному составу для централизованного хранения и использования документов по личному составу ликвидированных учреждений, организаций и предприятий, независимо от форм собственности, не имеющих правопреемника и вышестоящего по подчиненности органа, с целью обеспечения социальной и правовой защиты граждан.

 

2. Состав документов отдела

В состав документов отдела входят:

2.1. Архивные фонды и документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации и Ростовской области:

2.1.1. Образовавшиеся в деятельности органов государственной власти, находящихся на территории города,  государственных учреждений, организаций и предприятий, общественных организаций и объединений до момента регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях.

2.1.2. Действующих на территории города Каменск-Шахтинский органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности; суда и прокуратуры, территориальных органов федеральной и государственной власти.  

2.1.3. Документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, документальные коллекции, воспоминания, альбомы лиц, деятельность которых связана с историей города, поступившие на законном  основании в муниципальную собственность.

2.2. Архивные фонды и документы негосударственной части Архивного фонда Ростовской области: находящиеся в собственности негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации, отделений общественных объединений, политических партий, движений, союзов, благотворительных фондов, расположенных на территории города, и физических лиц, поступающие на хранение на основе соглашений (договоров) между собственниками документов и отделом.

2.3. Архивные фонды, поступившие из муниципального архива документов по личному составу.

2.4. Документы по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности организаций и предприятий, поступающие на хранение после завершения процедуры ликвидации организаций и предприятий.

2.5. Печатные, иллюстративные и другие материалы, дополняющие архивные фонды (газеты, книги, значки, телефонные справочники, краеведческие  буклеты, брошюры, афиши, плакаты, листовки, агитационные материалы и др.).

2.6. Учетные документы, архивные справочники и другие материалы, раскрывающие состав и содержание архивных документов и необходимые для практической работы по организации и использованию документов.

 

3. Цель и задачи отдела

3.1. Цель деятельности отдела – организация и осуществление работы в области архивного дела на территории города, а также сбор, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к истории города, и документов по личному составу.

         3.2. Задачи отдела:

         3.2.1. Осуществление полномочий по формированию и содержанию архивного отдела Администрации города.

3.2.2. Обеспечение контроля за соблюдением учреждениями, организациями, предприятиями – источниками комплектования (далее организации) - законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Ростовской области, правовых актов органов местного самоуправления города по вопросам архивного дела.

         3.2.3. Хранение, учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и Ростовской области, а также документов по личному составу.

         3.2.4. Комплектование отдела документами Архивного фонда Российской Федерации и Ростовской области.

         3.2.5. Организационно-методическое руководство, в пределах своих полномочий, деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений города; содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;

         3.2.6. Информационное обеспечение органов местного самоуправления города по вопросам архивного дела.

3.2.7. Использование документов для подготовки ответов по запросам юридических и физических лиц.

 

4. Функции отдела 

4.1. Осуществление хранения, формирования, учета и использования  документов. Выдача копий архивных документов, архивных выписок и справок в установленном порядке.

4.2. Предоставление в комитет по установленным формам сведений о хранящихся в отделе фондах.

4.3. Обеспечение оптимальных условий хранения документов и их физической сохранности.

4.4. Разработка по согласованию с комитетом и представление  на утверждение Администрации города списка организаций, документы которых подлежат передаче на постоянное  и долговременное хранение в отдел, ведение систематической работы по уточнению этих списков.

4.5. Организация отбора и осуществление приема документов на хранение в установленном порядке, обеспечение пополнения Архивного фонда Ростовской области документами, находящимися в собственности негосударственных объединений.

4.6. Проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе.

4.7. Осуществление организационно-методического руководства и контроля в пределах своих полномочий за работой  ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций – источников комплектования, на основе соглашений (договоров) – негосударственных объединений; а также по поручению комитета – учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной и государственной собственности субъектов РФ.

4.8. Ведение пофондового и статистического учета документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу.

4.9. Проведение мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, экспертных комиссий организаций - источников комплектования отдела, а также по организации документов в делопроизводстве в соответствии с действующими Государственной системой документационного обеспечения управления и унифицированными системами документации.

4.10. Разработка и внедрение методических рекомендаций по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

4.11. Рассмотрение и представление на утверждение экспертно-проверочной комиссии комитета поступивших от организаций описей дел постоянного срока хранения, рассмотрение, согласование описей дел по личному составу организаций – источников комплектования,  документы которых подлежат приему в отдел.

4.12. Создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела с целью оперативного использования содержащейся в них информации.

4.13. Информирование органов местного самоуправления и организаций о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, выполнение их запросов.

4.14. Использование документов в социально-экономических и культурно-просветительских целях; на выставках, для выступления на радио и телевидении, в периодической печати; в установленном порядке представление документов организациям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполнение запросов граждан социально-правового характера.

4.15. Проверка выполнения организациями – источниками комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, а также другими собственниками документов, требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Ростовской области, правовых актов Каменск-Шахтинской городской Думы и Администрации города по архивному делу и организации документов в делопроизводстве.

4.16. Информирование Администрации города Каменск-Шахтинский, комитета о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях, других нарушениях федерального законодательства об архивном деле.

4.17. Внесение на рассмотрение управляющему делами Администрации города предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе, по совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций, участие в подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов по архивному делу и делопроизводству.

4.18. Внедрение в практику работы отдела прогрессивных методов труда, в том числе автоматизированных технологий, обработки и поиска документной информации, современных способов копирования документов.

4.19. Ведение делопроизводства отдела.

4.20. Рассмотрение письменных обращений граждан.

4.21. Ведение личного приема граждан.

4.22. Предоставление муниципальной услуги «Информационное обеспечение физических и юридических лиц по документам архивных фондов».

4.23. Планирование работы отдела.

4.24. Сохранность документов отдела.

4.25. Размещение  информации на сайте Администрации города Каменск-Шахтинский.

4.26. Контроль за исполнением документов, поступивших в отдел.          

4.27. Заверение копий документов, справок о трудовом стаже, размере заработной платы, выданных гражданам организациями-хранителями документов, не являющихся правопреемниками ликвидированных предприятий,  для представления их в Пенсионный фонд Российской Федерации.

 

5. Права отдела

Отдел для решения возложенных на него задач имеет право:

5.1. Запрашивать и получать в установленном порядке от организаций необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

5.2. Проверять ведомственные архивы и обследовать состояние архивных фондов и организацию документов в делопроизводстве организаций – источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности.

5.3. Информировать руководство организаций о выявленных недостатках в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, давать в пределах своей компетенции  рекомендации по их устранению.

5.4.   Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых Администрацией города Каменск-Шахтинский, ее структурными подразделениями по вопросам формирования документов в делопроизводстве и работы ведомственных архивов, участвовать в работе экспертных комиссий организаций и ликвидационных комиссий для решения вопроса сохранности документов.

5.5. По поручению комитета проводить проверки  наличия и состояния документов в ведомственных архивах.

5.6. Вносить предложения по приобретению документов негосударственной части Архивного фонда по истории города.

5.7. Доводить до сведения управляющего делами Администрации города, главы Администрации города,  правоохранительных органов о нарушении законодательства об архивном деле руководителями, другими  должностными лицами организаций, независимо от их ведомственной подчиненности, с целью привлечения к уголовной, административной или иной установленной законодательством Российской Федерации, законодательными и иными правовыми актами Ростовской области ответственности.

        

6. Руководство отделом

 6.1. Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности распоряжением Администрации города по представлению управляющего делами Администрации города и согласованию с комитетом.

6.2. Начальник отдела организует деятельность работников отдела по выполнению ими своих должностных обязанностей.

6.3. Начальник отдела:

6.3.1. Организует деятельность отдела.

6.4.2. Отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела в городе перед комитетом.

6.4.3. Представляет отдел в пределах своей компетенции во взаимоотношениях со структурными подразделениями и органами Администрации города, а также  предприятиями, учреждениями, организациями города.

6.4.4. Готовит проекты постановлений и распоряжений Администрации города по вопросам, подведомственным отделу.

6.4.5. Подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции, заверяет  копии архивных документов, подписывает архивные справки, архивные выписки.

6.4.6. Обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребность отдела в оборудовании и материалах.

6.4.7. Решает вопросы выдачи документов организациям во временное пользование и для работы исследователей в помещении отдела.

6.4.8. Рассматривает заявления, предложения и жалобы граждан, проводит личный прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела, выдает в установленном порядке организациям и гражданам справки социально-правового характера, копии, выписки из документов, консультирует граждан о местах хранения документов, необходимых для наведения справок социально-правового характера, в том числе в архивах других субъектов Российской Федерации, размещает информацию на сайте Администрации города Каменск-Шахтинский.

6.4.9. Организует исполнение муниципальной услуги «Информационное обеспечение физических и юридических лиц по документам архивных фондов».

6.5. При смене начальника архивного отдела прием-передача дел производится комиссией, созданной распоряжением Администрации города, акт приема - передачи утверждается главой Администрации города. Один экземпляр акта направляется в комитет.

 

7. Взаимодействие отдела 

В процессе деятельности отдел взаимодействует:

7.1. С комитетом.

7.2. Со структурными подразделениями и органами Администрации города.

7.3. С предприятиями, учреждениями, организациями – источниками комплектования отдела.

7.4. С иными предприятиями, учреждениями, организациями в пределах своей компетенции.

 

8. Ответственность сотрудников отдела

8.1. Начальник отдела несет ответственность за:

- неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан;

- правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

- предоставление недостоверной информации о состоянии выполнения полученных заданий и поручений главе Администрации города, нарушение сроков их исполнения;

- причинение материального ущерба Администрации - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

- несоблюдение Регламента Администрации города, правил противопожарной безопасности;

- сохранность вверенной ему документации;

- разглашение сведений, содержащихся в служебной документации.

8.2. Иные сотрудники отдела несут персональную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, установленных должностными инструкциями, неразглашение сведений, содержащихся в служебной документации.

 

9. Заключительные положения 

9.1. Внесение изменений и дополнений в настоящее Положение, принятие его в новой редакции осуществляется постановлением Администрации города в соответствии с действующим законодательством.

9.2. Все вопросы, не урегулированные настоящим Положением, регулируются действующим законодательством Российской Федерации, Ростовской области и муниципальными правовыми актами.

Статистика от SoftDeCo

Яндекс.Метрика