Общая информация

об архивном отделе

Администрации города

 

Почтовые адреса:

Фонды документов постоянного срока хранения:

347800, Ростовская область, Каменск-Шахтинский,  ул. Ленина, 74

Фонды документов по личному составу:

347800, Ростовская область, г. Каменск-Шахтинский, ул. Пивоварова, 51-а

 

Адреса электронной почты:

Фонды документов постоянного срока хранения:

admkamarhiv@kamensk.donpac.ru

Фонды документов по личному составу:

munarchive@kamensk.donpac.ru

 

Телефон:

8 (86365) 7-26-32

 

Начальник отдела:

Лагутина Ирина Александровна

Телефон: 8 (86365) 7-26-32

 

Ведущий специалист:

Ковалева Мария Владимировна

Телефон: 8 (86365) 7-26-32

 

Старшие инспекторы:

Харламова Екатерина Владимировна

Телефон: 8 (86365) 4-20-02

 

Загарулькина Ольга Семеновна

Телефон: 8 (86365) 4-20-02

 

Архивный хронограф: 100 лет революции. Донские события 1917.

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об архивном отделе Администрации города

(далее - Положение)

 

1. Общее положение

 

1.1. Архивный отдел Администрации города (далее - отдел) является структурным подразделением Администрации города без прав юридического лица.

1.2. Положение об отделе утверждается постановлением Администрации города.

1.3. Работу отдела курирует и контролирует управляющий делами Администрации города.

1.4. Сотрудники отдела назначаются и освобождаются от должности главой Администрации города по представлению управляющего делами Администрации города.

1.5. Отдел имеет бланки, штампы и круглую печать «Архивный отдел» с изображением герба города Каменск-Шахтинский, для использования на документах в соответствии с действующим законодательством.

1.6. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями и отраслевыми (функциональными) органами Администрации города, предприятиями и организациями города.

1.7. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными и областными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом Ростовской области, законами и постановлениями Законодательного Собрания Ростовской области, указами и распоряжениями Губернатора Ростовской области, постановлениями и распоряжениями Правительства Ростовской области, инструкциями комитета по управлению архивным делом Ростовской области (далее – комитет),  Уставом муниципального образования «Город Каменск - Шахтинский», решениями Каменск - Шахтинской городской Думы, постановлениями и распоряжениями Администрации города, настоящим Положением.

1.8. Деятельность отдела организуется в соответствии с системой планово - отчетной документации на основе годового плана, согласованного с комитетом и утвержденного управляющим делами Администрацией города.

1.9. Реорганизация либо упразднение отдела производится распоряжением Администрации города после внесения соответствующих изменений в структуру Администрации города в порядке, установленном Уставом муниципального образования «Город Каменск - Шахтинский».

 

2. Состав документов отдела

 

В состав документов отдела входят:

2.1. Архивные фонды и документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации и Ростовской области:

2.1.1. Образовавшиеся в процессе деятельности органов государственной власти, находящихся на территории города,  государственных учреждений, организаций и предприятий, общественных организаций и объединений до момента регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях.

2.1.2. Действующих на территории города Каменск-Шахтинский органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности; суда и прокуратуры, территориальных органов федеральной и государственной власти.

2.1.3. Документы юридических и физических лиц, в том числе документы личного происхождения, документальные коллекции, воспоминания, альбомы лиц, деятельность которых связана с историей города, поступившие на законном  основании в муниципальную собственность.

2.2. Архивные фонды и документы негосударственной части Архивного фонда Ростовской области: находящиеся в собственности негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации, отделений общественных объединений, политических партий, движений, союзов, благотворительных фондов, расположенных на территории города, и физических лиц, поступающие на хранение на основе соглашений (договоров) между собственниками документов и отделом.

2.3. Архивные фонды, поступившие из муниципального архива документов по личному составу.

2.4. Документы по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности организаций и предприятий, поступающие на хранение после завершения процедуры ликвидации организаций и предприятий.

2.5. Печатные, иллюстративные и другие материалы, дополняющие архивные фонды (газеты, книги, значки, телефонные справочники, краеведческие  буклеты, брошюры, афиши, плакаты, листовки, агитационные материалы и др.).

2.6. Учетные документы, архивные справочники и другие материалы, раскрывающие состав и содержание архивных документов и необходимые для практической работы по организации и использованию документов.

 

3. Цель и задачи отдела

 

3.1. Цель деятельности отдела - организация и осуществление работы в области архивного дела на территории города, а также сбор, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к истории города, и документов по личному составу.

3.2. Задачи отдела:

3.2.1. Осуществление полномочий по формированию и содержанию архивного отдела Администрации города.

3.2.2. Обеспечение контроля за соблюдением учреждениями, организациями, предприятиями - источниками комплектования (далее - организации) - законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Ростовской области, правовых актов органов местного самоуправления города по вопросам архивного дела.

3.2.3. Организация хранения, учета и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и Ростовской области, а также документов по личному составу.

3.2.4. Комплектование отдела документами Архивного фонда Российской Федерации и Ростовской области.

3.2.5. Организационно - методическое руководство, в пределах своих полномочий, деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений города; содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

3.2.6. Информационное обеспечение органов местного самоуправления по вопросам архивного дела.

3.2.7. Использование документов для подготовки ответов по запросам юридических и физических лиц.

 

4. Функции отдела

 

Отдел осуществляет следующие основные функции:

4.1. Обеспечивает оптимальные условия хранения документов и их физической сохранности, формирование, учет и использование  документов, выдачу копий архивных документов, архивных выписок и справок в установленном порядке.

4.2. Предоставляет в комитет по установленным формам сведений о хранящихся в отделе фондах.

4.3. Организует работу по согласованию с комитетом и представлению  на утверждение Администрации города списка организаций, документов которые подлежат передаче на постоянное и долговременное хранение в отдел, ведение систематической работы по уточнению этих списков.

4.5. Организует отбор и осуществляет прием документов на хранение в установленном порядке, обеспечивает пополнение Архивного фонда Ростовской области документами, находящимися в собственности негосударственных объединений.

4.6. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в отделе.

4.7. Осуществляет организационно - методического руководство и контроль в пределах своих полномочий за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций - источников комплектования, на основе соглашений (договоров) - негосударственных объединений; а также по поручению комитета - учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной и государственной собственности субъектов Российской Федерации.

4.8. Организует ведение пофондового и статистического учета документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу.

4.9. Организует проведение мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, экспертных комиссий организаций - источников комплектования отдела, а также по организации документов в делопроизводстве в соответствии с действующими Государственной системой документационного обеспечения управления и унифицированными системами документации.

4.10. Разрабатывает и внедряет методические рекомендации по вопросам архивного дела и организации делопроизводства.

4.11. Организует представление на утверждение экспертно - проверочной комиссии комитета поступивших от организаций описей дел постоянного срока хранения, рассмотрение, согласование описей дел по личному составу организаций - источников комплектования, документов которые подлежат приему в отдел.

4.12. Организует работу по созданию и совершенствованию научно - справочного аппарата к документам отдела с целью оперативного использования содержащейся в них информации.

4.13. Организует информирование органов местного самоуправления и организаций о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, выполнение их запросов.

4.14. Осуществляет использование документов в социально - экономических и культурно-просветительских целях; на выставках, для выступления на радио и телевидении, в периодической печати; в установленном порядке представление документов организациям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполнение запросов граждан социально-правового характера.

4.15. Осуществляет проверки выполнения организациями - источниками комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, а также другими собственниками документов, требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Ростовской области, правовых актов Каменск - Шахтинской городской Думы и Администрации города по архивному делу и организации документов в делопроизводстве.

4.16. Информирует Администрацию города, комитет о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях, других нарушениях федерального законодательства об архивном деле.

4.17. Вносит на рассмотрение управляющему делами Администрации города предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе, по совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций, участие в подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов по архивному делу и делопроизводству.

4.18. Внедряет в практику работы отдела прогрессивные методы труда, в том числе автоматизированные технологии, обработки и поиска документной информации, современные способы копирования документов.

4.19. Предоставляет муниципальную услугу «Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов».

4.20. Осуществляет подготовку деловых писем, отчетов по специальным формам с помощью программных средств, в том числе отчетов по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.21. По поручению главы Администрации города, управляющего делами Администрации города обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений граждан и организаций по вопросам, относящимся к полномочиям отдела, и подготавливает письменные ответы на них в порядке и сроки, установленные законодательством.

4.22. Участвует в выполнении плана мероприятий по переводу муниципального образования «Город Каменский-Шахтинский» на работу в условиях военного времени.

4.23. Осуществляет подготовку информации для размещения на сайте Администрации города Каменск - Шахтинский.

4.24. Выполняет иные функции по реализации задач, возложенных на отдел.

 

5. Права отдела и обеспечение его деятельности

 

5.1. В соответствии с возложенными функциями отдел имеет право:

- запрашивать и получать в установленном порядке от организаций необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;.

- проверять ведомственные архивы и обследовать состояние архивных фондов и организацию документов в делопроизводстве организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, информировать руководство организаций о выявленных недостатках

- принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых Администрацией города, ее структурными подразделениями по вопросам формирования документов в делопроизводстве и работы ведомственных архивов;

- участвовать в работе экспертных комиссий организаций и ликвидационных комиссий для решения вопроса сохранности документов;

- вносить предложения по приобретению документов негосударственной части Архивного фонда по истории города;.

- доводить до сведения управляющего делами Администрации города, главы Администрации города,  правоохранительных органов о нарушении законодательства об архивном деле руководителями, другими должностными лицами организаций, независимо от их ведомственной подчиненности, с целью привлечения к уголовной, административной или иной установленной законодательством Российской Федерации, законодательными и иными правовыми актами Ростовской области ответственности;

- участвовать в работе коллегиальных и совещательных органов, действующих при Администрации города и ее отраслевых (функциональных) органах;

- осуществлять иные полномочия, определенные законодательством Российской Федерации, Ростовской области, муниципальными правовыми актами.

5.2.   Информационное, документационное, материально-техническое обеспечение деятельности отдела осуществляется в установленном в Администрации города порядке.

 

6. Руководство отделом

 

6.1. Руководство отделом осуществляет начальник архивного отдела Администрации города (далее - начальник отдела).

6.2. Начальник отдела назначается на должность и освобождается от должности главой Администрации города по представлению управляющего делами Администрации города и согласованию с комитетом.

6.3. Начальник отдела:

- обеспечивает решение возложенных на отдел задач и функций;

- планирует и организует работу отдела, а также составляет отчеты о деятельности отдела;

- подписывает документы по вопросам входящим в компетенцию отдела;

- распределяет обязанности между сотрудниками отдела и контролирует их исполнение, вносит предложения главе Администрации города о структуре и штатной численности отдела, разрабатывает должностные инструкции сотрудников отдела, предоставляет их на утверждение главе Администрации города;

- способствует созданию необходимых условий труда и благоприятного морально-психологического климата в коллективе, обеспечивает соблюдение сотрудниками отдела трудовой дисциплины;

- в рамках своей компетенции представляет отдел во взаимоотношениях с органами исполнительной власти и другими организациями;

- руководит подготовкой аналитических и прогнозных материалов в соответствии с ежемесячным планом работы;

- представляет отдел в органах местного самоуправления и различных организациях в соответствии с установленным порядком;

- дает разъяснения по вопросам функциональной деятельности, входящим в его компетенцию;

- координирует вопросы взаимодействия сотрудников отдела с отраслевыми (функциональными) органами и структурными подразделениями Администрации города, министерствами и ведомствами Ростовской области, предприятиями и организациями города;

- вносит предложения о назначении и освобождении от должности сотрудников, о поощрении сотрудников отдела или о применении к ним мер дисциплинарного воздействия, о направлении сотрудников отдела в служебные командировки;

- участвует в проведении аттестации сотрудников отдела, обеспечивает повышение их профессионального уровня;

- в соответствии со своей компетенцией выполняет другие функции, а также поручения главы Администрации города, первого заместителя главы Администрации города, управляющего делами Администрации города.

6.4. В случае отсутствия начальника отдела руководство отделом осуществляет сотрудник отдела в порядке и на условиях, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации.

6.5. При смене начальника отдела прием - передача дел производится комиссией, созданной распоряжением Администрации города, акт приема - передачи утверждается главой Администрации города. Один экземпляр акта направляется в комитет.

 

7. Ответственность сотрудников отдела

 

7.1. Начальник отдела несет ответственность за:

- неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан;

- правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

- предоставление недостоверной информации о состоянии выполнения полученных заданий и поручений главе Администрации города, нарушение сроков их исполнения;

- причинение материального ущерба Администрации, в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

- несоблюдение Регламента Администрации города, правил внутреннего трудового распорядка Администрации города, правил противопожарной безопасности;

- сохранность вверенной ему документации;

- разглашение сведений, содержащихся в служебной документации.

7.2. Начальник отдела несет персональную ответственность за соблюдением сотрудниками отдела антикоррупционного законодательства.

7.3. Иные сотрудники отдела несут персональную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, установленных должностными инструкциями, разглашение сведений, содержащихся в служебной документации.

 

8. Заключительные положения

 

8.1. Внесение изменений и дополнений в настоящее Положение, принятие его в новой редакции осуществляется постановлением Администрации города в соответствии с действующим законодательством.

8.2. Все вопросы, не урегулированные настоящим Положением, регулируются действующим законодательством Российской Федерации, Ростовской области и муниципальными правовыми актами.

 

Список фондов


Список фондов документов по личному составу на 01.07.2017г. Ссылка

Список фондов документов постоянного срока хранения на 01.07.2017г. Ссылка


Изменено: 26.09.2017г., 15:05 Статистика от SoftDeCo
Яндекс.Метрика